Doklado - manuál
- Zriadenie účtu Doklado
- Stiahnutie a inštalácia mobilnej aplikácie
- Spárovanie mobilnej a webovej aplikácie
- Pridávanie firem, ktorých bločky a faktúry budete spracovávať
- Nastavenie a úprava údajov pre Firmu
- Emailová adresa Firmy v Doklado
- Pridávanie užívateľov
- Spracovanie bločkov
a. Bločky s QR kódom
b. Bločky bez QR kódu, alebo s poškodeným QR kódom - Spracovanie dokladov vo webovej aplikácii
- Sekcia Nespracované doklady
- Doklado – digitálny archív
- Párovanie bankových účtov v Doklado
- Banka
- Konvertor
Doklado - manuál
- Zriadenie účtu Doklado
- Stiahnutie a inštalácia mobilnej aplikácie
- Spárovanie mobilnej a webovej aplikácie
- Pridávanie firem, ktorých bločky a faktúry budete spracovávať
- Nastavenie a úprava údajov pre Firmu
- Emailová adresa Firmy v Doklado
- Pridávanie užívateľov
- Spracovanie bločkov
a. Bločky s QR kódom
b. Bločky bez QR kódu, alebo s poškodeným QR kódom - Spracovanie dokladov vo webovej aplikácii
- Sekcia Nespracované doklady
- Doklado – digitálny archív
- Párovanie bankových účtov v Doklado
- Banka
- Konvertor
1. Zriadenie účtu Doklado
- Kliknite na tlačidlo Vyskúšať zadarmo.
- Otvorí sa Registračný formulár. Zadajte svoj email, heslo, ktoré budete používať, meno a priezvisko a ďalšie údaje podľa požiadaviek na obrazovke.
- Potvrďte súhlas so Všeobecnými obchodnými podmienkami a Zásadami ochrany osobných údajov, Súhlas so spracovaním osobných údajov.
- Stlačte tlačidlo Registrovať sa, na váš email príde validačný mail z Doklado. Kliknutím na odkaz overíte svoju emailovú adresu.
- Pokračujete v registračnom procese – zadajte Fakturačné údaje. Napíšte meno svojej spoločnosti, údaje sa automaticky dotiahnu z verejných databáz.
- Stlačte Uložiť, váš účet v Doklado je vytvorený.
2. Stiahnutie a inštalácia mobilnej aplikácie
- Stiahnite si aplikáciu Doklado do svojho mobilného telefónu – na GooglePlay (ak máte telefón s operačným systémom Android), resp. v AppStore (ak máte iPhone). Načítajte QR kód na obrazovke kamerou svojho mobilného telefónu, alebo vyhľadajte aplikáciu Doklado priamo v GooglePlay resp. v AppStore vo svojom telefóne.
- Aplikácia je bezplatná, jej inštalácia trvá pár sekúnd.
3. Spárovanie mobilnej a webovej aplikácie
- Mobilná aplikácia slúži ako čítačka bločkov, ktoré budete spracovávať vo webovej aplikácii.
- Pozor – mobilnú aplikáciu je potrebné spárovať s vašim webovým účtom Doklado. Aplikácia funguje len po spárovaní s webovou aplikáciou Doklado.
- Vo svojom účte vo webovej aplikácii Doklado prejdite do sekcie Mobilná aplikácia.
- Otvorte svoju mobilnú aplikáciu Doklado a skenerom načítajte QR kód z obrazovky.
- Automaticky sa spustí párovanie zariadenia.
- Zakliknite Potvrdiť vo webovej aplikácii a párovanie mobilnej aplikácie s vašim účtom Doklado bude dokončené.
Časť Spárovanie mobilnej aplikácie sa vo videu nachádza od 00:27 min.
4. Pridávanie firiem, ktorých bločky a faktúry budete spracovávať
- Zatiaľ nemáte žiadnu Firmu v Zozname – pridať ich tu môžete ľubovoľný počet (bez dopadu na cenu služby Doklado).
- Ako prvú pridajte svoju firmu, ktorá je majiteľom vášho účtu v Doklado.
- Údaje vašej firmy sa vyplnia automaticky. Vyberte Účtovný program, ktorý používate a nastavte Analytické účty. V súčasnosti podporujeme Pohodu, Omegu a Money S3.
- Stlačte tlačidlo „Uložiť a pridať firmu“, údaje o firme sa automaticky uložia.
- Zadaná firma je už uložená v Zozname firiem vo webovej aplikácii aj v mobilnej aplikácii.
- Ďalšie firmy pridáte rovnakým postupom, po stlačení tlačidla Pridať firmu v sekcii Zoznam firiem.
Pridanie novej firmy do Zoznamu firiem trvá pár sekúnd a Zoznam firiem je automaticky, v reálnom čase synchronizovaný so spárovanou mobilnou aplikáciou – firmy sa zobrazia naraz v Zozname firiem na webe aj v mobilnej aplikácii. Môžete pridať neobmedzený počet firiem, bez dopadu na cenu.
5. Nastavenie a úprava údajov pre Firmu
- V Zozname firiem vyberte firmu, ktorej údaje chcete nastaviť alebo upraviť.
- Kliknite na názov firmy.
- Po rozkliknutí sa dostanete do jej detailu, kde môžete nastaviť jednotlivé parametre.
Časť Úprava údajov pri firme sa vo videu nachádza od 01:07 min.
6. Emailová adresa Firmy v Doklado
- Každá firma v Doklado má automaticky generovanú svoju emailovú adresu.
- Doklady zaslané emailom na túto emailovú adresu sa automaticky uložia v sekcii Nespracované doklady.
- Môžete povoliť príjem emailov z ľubovoľných adries – zakliknutím krížika.
- Môžete určiť zoznam adries, z ktorých bude Doklado prijímať emaily – stlačte Pridať adresu.
7. Pridávanie užívateľov
- Užívateľov môžete pridávať v sekcii Správa užívateľov.
- Stlačte Pridať užívateľa pre príslušnú Firmu.
- Nových užívateľov pozvete pomocou mailu. Uveďte mail užívateľa, ktorého chcete pozvať do vášho účtu v Doklado, vyberte jeho rolu podľa hierarchia (kompetencií, ktoré chcete aby pri práci v účte Doklado mal) a odošlite pozvánku.
- Zoznam Pozvaných užívateľov aj Zoznam užívateľov nájdete vždy v sekcii Správa užívateľov.
- Pozvať môžete neobmedzený počet užívateľov.
- Práva v aplikácii Doklado môžete kedykoľvek odobrať s okamžitou účinnosťou, alebo zmeniť
- Hierarchia – je možné vybrať z troch možností.
a. Majiteľ – maximálne kompetencie pre všetky firmy (ak ich máte v Doklado viacero).
b. Účtovník – maximálne kompetencie pre firmy, kde ma užívateľ pridelenú túto rolu v hierarchii.
c. Zamestnanec – môže pridávať bločky a faktúry pomocou mobilnej aplikácie aj ostatnými spôsobmi. Má prístup len k dokladom, ktoré sám pridal.
8. Spracovanie bločkov
- Bločky skenujete pomocou mobilnej aplikácie Doklado.
- Bločky sa automaticky ukladajú pre vybranú Firmu vo webovej aj v mobilnej aplikácii.
- V mobilnej aplikácii na úvodnej obrazovke „Vyberte firmu“ je abecedne zoradený zoznam firiem, ktoré máte zadané v Zozname firiem vo webovej aplikácii.
- V mobilnej aplikácii vyberte firmu, ktorej bločky chcete spracovávať, kliknutím na meno firmy.
- Rovnaký výber urobte vo webovej aplikácii, kliknutím na meno firmy v Zozname firiem.
- Nastavenie mobilnej aplikácie. Už pred skenovaním bločku môžete v mobilnej aplikácii nastaviť parametre, ktoré chcete bločku priradiť.
Tieto údaje sa automaticky uložia k bločku, vo webovej aplikácii ich môžete v prípade potreby jednoducho zmeniť a upraviť. - Môžete začať spracovávať bločky – proces je rozdielny pre bločky s QR kódom a bez QR kódu.
a. Bločky s QR kódom
- Pripravte si papierový bloček a skenerom naskenujte jeho QR kód (A).
- Po úspešnom naskenovaní QR kódu sú už dáta bločku uložené. Pridajte fotografiu bločku (B), (C), (D).
- Údaje z bločku spolu s fotografiou sú automaticky uložené vo webovej aplikácii.
- Môžete pokračovať na ukladanie ďalších bločkov. Kapacita a rýchlosť aplikácie vám umožní spracovať stovky bločkov v krátkom čase.
- Vo webovej aplikácii sa po rozkliknutí dostanete do detailu bločku.
a. Bločky bez QR kódu, s poškodeným QR kódom alebo zahraničné bločky
- V prípade, že bloček má poškodený QR kód, alebo chcete spracovať bloček bez QR kódu (zahraničné bločky, bločky za parkovanie, automatické tankovanie a pod.), pridáte ho jednoducho manuálne.
- V mobilnej aplikácii stlačte modrú ikonku „hamburger“.
- Stlačte tlačidlo Odfotiť doklad – a dokončite proces. Vo webovej aplikácii nájdete uložený dokument v časti Nespracované doklady.
- Stlačte tlačidlo Nahrať doklad – vyberte doklad z vášho adresára.
- Vo webovej aplikácii nájdete uložené bločky v časti Nespracované doklady.
9. Spracovanie dokladov vo webovej aplikácii
- Doklady/faktúry budete spracovávať vo vašom webovom účte Doklado v Nespracované doklady.
- Doklado umožňuje pridávanie dokladov viacerými spôsobmi –
a. Výber zo súboru – ak máte uložené doklady v súbore, môžete ich hromadne vložiť pomocou tlačidla Vložte súbor.
b. Drag & drop – doklad/faktúru presuniete myšou napr. z mailu do aktívneho poľa
c. eMail – účet každej firmy v Doklado má na pridávanie dokladov automaticky vytvorenú emailovú adresu (pozri sekciu č.6. Emailová adresa Firmy v Doklado). Zaslaním dokladov na túto adresu bude doklad pridaný do sekcie Nespracované doklady. Môžete systémovo presmerovať svoju štandardnú adresu na príjem faktúr a dokladov k vám do firmy na túto svoju adresu v Doklado.
d. Mobilná aplikácia – pomocou mobilnej aplikácie môžete pridávať jednostranové faktúry. Tento spôsob pridávania faktúr má svoje limity, lepší výsledok spracovania dosiahnete pridaním faktúry mailom alebo pomocou drag&drop funkcie.
– V mobilnej aplikácii stlačte modrú ikonku „hamburger“.
– Stlačte tlačidlo Odfotiť doklad – a dokončite proces. Vo webovej aplikácii nájdete uložený dokument v časti Nespracované doklady.
– Stlačte tlačidlo Nahrať doklad – vyberte doklad z vášho adresára. Vo webovej aplikácii nájdete uložený dokument v časti Nespracované doklady.
e. Skener – ak ešte stále dostávate časť faktúr poštou a skenujete ich, nastavte emailovú adresu pre zasielanie skenovaných kópii faktúr do sekcie Nespracované doklady vo webovej aplikácii Doklado.
2.a. Výber zo súboru
2.b. Drag&Drop
2.c. eMailom
2.d. Mobilná aplikácia
2.e. Skener – nastavte vo svojom skeneri emailovú adresu vášho účtu v Doklado, podľa 2.c
10. Sekcia Nespracované doklady
- Všetky doklady uložené v Doklado sú ukladané v sekcii Nespracované doklady. S výnimkou bločkov s QR kódom, ktoré sú spracované automaticky a uložené v sekcii Bločky.
- Doklado umožňuje pre každý doklad/faktúru/bloček neobmedzený počet príloh.
- V sekcii Nespracované doklady, hneď po uložení kažého dokladu, sa spustí automatický proces vyťaženia.
- Systém notifikuje o stave automatického spracovania – vyťaženia dokladu.
- Keď sa zmení stav na Vyťažené, kliknite na riadok dokladu. Dostanete sa do jeho detailu, kde nájdete aj pôvodný dokument.
- Doklady v sekcii Nespracované doklady je potrebné manuálne doplniť (ak je to potrebné) a potvrdiť sekciu do ktorej patria (Bločky, Prijaté faktúry, Vystavené faktúry, Iné doklady).
- Povinné položky, ktoré systém automaticky nevyťažil sú prezentované červenou. Kliknite do príslušného okienka, systém vám ponúkne možnosti – vyberte jednu z nich alebo ručne napíšte chýbajúci údaj.
- Po vyplnení všetkých údajov stlačte tlačidlo Vytvoriť – doklad sa uloží v príslušnej sekcii vrátane príloh, kde je archivovaný a pripravený na export.
- Doklado plní funkciu neobmedzeného archívu dokladov.
- Exporty do účtovných programov.
11. Doklado – digitálny archív
- Doklado plní funkciu plnohodnotného digitálneho archívu.
- Doklado umožňuje digitálnu archiváciu pre neobmedzený počet firiem.
- Digitálny archív firmy je rozdelený do sekcii Bločky, Prijaté faktúry, Vystavené faktúry, Iné doklady, Nespracované doklady.
- Názov každej sekcie definuje jej obsah. V sekcii Iné doklady môžete odovzdávať-preberať, archivovať napríklad zmluvy, bankové výpisy v xml/pdf (zamknuté pdf súbory pripravujeme) a podobné.
- V Digitálnom archíve môžete uložiť neobmedzený počet dokladov a archivovať neobmedzený čas.
- Každý doklad môžete kedykoľvek stiahnuť z Digitálneho archívu v jeho pôvodnej forme do svojho počítača.
12. Párovanie bankových účtov v Doklado
Doklado umožňuje jednoduché párovanie bankových účtov až 7 bánk s využitím služieb Tatrabanka Premium API (PSD2). Tatra banka, ČSOB, Fio banka, Raiffeisen banka, Slovenská sporiteľňa, Unicredit Bank, VÚB banka. To vám umožní automaticky párovať bankové pohyby (platby kartami, bankové prevody a príjmy na účet) s bločkami a faktúrami v reálnom čase.
V Doklado môžete spárovať všetky svoje bankové účty bez obmedzení.
Banku spárujete nasledovným postupom:
- V ľavom menu vyberte Správa bankových účtov.
- Kliknite na firmu, ku ktorej chcete účet spárovať.
- Kliknite na tlačidlo Párovať účet s bankou.
- Ďalej postupujte podľa návodu v užívateľskom manuály TB.
13. Banka
Po úspešnom spárovaní bankového účtu k firme v Doklado, budú všetky pohyby na účte zobrazované v sekcii Banka. Tu môžete párovať bankové pohyby a doklady – bločky a faktúry uložené v Doklado. Väčšina dokladov sa páruje automaticky. Časť dokladov (napr. čiastočné úhrady faktúr) spárujete veľmi jednoducho manuálne.
Pre lepšiu orientáciu medzi pohybmi na účte, máte k dispozícií rôzne filtre v hornej časti obrazovky. Nastavením filtrov si pohyby vytriedite podľa rôznych parametrov. Napríklad si môžete zobraziť:
- len spárované/ nespárované pohyby
- doklady spárované konkrétnym užívateľom
- pohyby za zvolené obdobie
- čakajúce transakcie
- mesačné výpisy.
Pre lepšiu orientáciu medzi dokladmi uloženými v Doklado, máte v banke k dispozícií filtre na pravej časti obrazovky. Nastavením filtrov si doklady vytriedite podľa rôznych parametrov. Napríklad si môžete zobraziť:
- bločky alebo fakúry
- doklady uložené/vydané/dodané za zvolené obdobie.
Automatické párovanie
Po spárovaní firmy s bankovým účtom sa automaticky načítajú a spárujú bankové pohyby s bločkami a faktúrami, uloženými v Doklado. Po uložení a spracovaní nových bločkov a faktúr môžete znovu spustiť automatické párovanie nasledovne:
- Nastavte obdobie, za ktoré boli transakcie vykonané (max. 90 dní).
- Kliknite na tlačidlo Spárovať automaticky.
- Pohyby sa automaticky spárujú s bločkami a faktúrami a označia sa ako Spárované.
Manuálne párovanie
Niektoré bankové pohyby a doklady je treba spárovať ručne (napr. čiastočné úhrady faktúr) nasledovne:
- Na pravej strane sa zobrazuje zoznam bločkov a faktúr, ktoré ešte neboli spárované. Myšou potiahnite doklad zo zoznamu nespárovaných dokladov do zoznamu pohybov – k vybranému pohybu, ktorý chcete spárovať, a pustite nad označenou plochou pohybu (Drag&Drop).
- Transakcia sa spáruje s dokladom a označí sa ako Spárované alebo Čiastočná úhrada.
Bankové pohyby, ku ktorým neexistujú doklady (napr. poplatok za vedenie účtu, úhrada miezd) označte zakliknutím symbolu 
. Pohyb sa týmto označí ako Spárované aj bez priradenia dokladu.
Odpárovanie
Ak potrebujete doklad a pohyb odpárovať, kliknite na ikonu koša. Transakcie sa tiež odpárujú automaticky, ak bol spárovaný doklad zmazaný.
