1. Zriadenie účtu Doklado
- Kliknite na tlačidlo Vyskúšať zadarmo.
- Otvorí sa Registračný formulár. Zadajte svoj email, heslo, ktoré budete používať, meno a priezvisko a ďalšie údaje podľa požiadaviek na obrazovke.
- Potvrďte súhlas so Všeobecnými obchodnými podmienkami a Zásadami ochrany osobných údajov, Súhlas so spracovaním osobných údajov
- Stlačte tlačidlo Registrovať sa, na váš email príde validačný mail z Doklado. Kliknutím na odkaz overíte svoju emailovú adresu.
- Pokračujete v registračnom procese – zadajte Fakturačné údaje. Napíšte meno svojej spoločnosti, údaje sa automaticky dotiahnu z verejných databáz.
- Stlačte Uložiť, váš účet v Doklado je vytvorený.
2. Stiahnutie a inštalácia mobilnej aplikácie
- Stiahnite si aplikáciu Doklado do svojho mobilného telefónu – na GooglePlay (ak máte telefón s operačným systémom Android), resp. v AppStore (ak máte iPhone). Načítajte QR kódu na obrazovke kamerou svojho mobilného telefónu, alebo vyhľadajte aplikáciu Doklado priamo v GooglePlay resp. v AppStore vo svojom telefóne.
- Aplikácia je bezplatná, jej inštalácia trvá pár sekúnd.
3. Spárovanie mobilnej a webovej aplikácie
- Mobilná aplikácia slúži ako čítačka bločkov, ktoré budete spracovávať vo webovej aplikácii.
- Pred používaním je potrebné mobilnú aplikáciu spárovať s vašim webovým účtom Doklado.
- Vo svojom účte vo webovej aplikácii Doklado prejdite do sekcie Mobilná aplikácia.
- Otvorte svoju mobilnú aplikáciu Doklado a skenerom načítajte QR kód z obrazovky.
- Automaticky sa spustí párovanie zariadenia.
- Zakliknite Potvrdiť vo webovej aplikácii a párovanie mobilnej aplikácie s vašim účtom Doklado bude dokončené.
4. Pridávanie firiem, ktorých bločky a faktúry budete spracovávať
- Zatiaľ nemáte žiadnu Firmu v Zozname – pridať ich tu môžete ľubovoľný počet (bez dopadu na cenu služby Doklado).
- Ako prvú pridajte svoju firmu, ktorá je majiteľom vášho účtu v Doklado.
- Údaje vašej firmy sa vyplnia automaticky. Vyberte Účtovný program, ktorý používate a nastavte Analytické účty. V súčasnosti podporujeme Pohodu, Omegu a Money S3 (ďalšie účtovné programy budeme postupne pridávať).
- Stlačte tlačidlo „Uložiť a pridať firmu“, údaje o firme sa automaticky uložia.
- Zadaná firma je už uložená v Zozname firiem vo webovej aplikácii aj v mobilnej aplikácii.
- Ďalšie firmy pridáte rovnakým postupom, po stlačení tlačidla Pridať firmu v sekcii Zoznam firiem.
Pridanie novej firmy do Zoznamu firiem trvá pár sekúnd a Zoznam firiem je automaticky, v reálnom čase synchronizovaný so spárovanou mobilnou aplikáciou – firmy sa zobrazia naraz v Zozname firiem na webe aj v mobilnej aplikácii. Môžete pridať neobmedzený počet firiem, bez dopadu na cenu.
5. Pridávanie užívateľov
- Užívateľov môžete pridávať v sekcii Správa užívateľov.
- Stlačte Pridať užívateľa pre príslušnú Firmu.
- Nových užívateľov pozvete pomocou mailu. Uveďte mail užívateľa, ktorého chcete pozvať do vášho účtu v Doklado, vyberte jeho rolu podľa hierarchia (kompetencií, ktoré chcete aby pri práci v účte Doklado mal) a odošlite pozvánku.
- Zoznam Pozvaných užívateľov aj Zoznam užívateľov nájdete vždy v sekcii Správa užívateľov.
- Pozvať môžete neobmedzený počet užívateľov.
- Práva v aplikácii Doklado môžete kedykoľvek odobrať s okamžitou účinnosťou, alebo zmeniť
- Hierarchia – je možné vybrať z troch možností.
a. Majiteľ – maximálne kompetencie pre všetky firmy (ak ich máte v Doklado viacero).
b. Účtovník – maximálne kompetencie pre firmy, kde ma užívateľ pridelenú túto rolu v hierarchii.
c. Zamestnanec – môže pridávať bločky a faktúry pomocou mobilnej aplikácie aj ostatnými spôsobmi. Má prístup len k dokladom, ktoré sám pridal.
6. Spracovanie bločkov
- Bločky skenujete pomocou mobilnej aplikácie Doklado.
- Bločky sa automaticky ukladajú pre vybranú Firmu vo webovej aj v mobilnej aplikácii.
- V mobilnej aplikácii na úvodnej obrazovke „Vyberte firmu“ je abecedne zoradený zoznam firiem, ktoré máte zadané v Zozname firiem vo webovej aplikácii.
- V mobilnej aplikácii vyberte firmu, ktorej bločky chcete spracovávať, kliknutím na meno firmy.
- Rovnaký výber urobte vo webovej aplikácii, kliknutím na meno firmy v Zozname firiem.
- Nastavenie mobilnej aplikácie. Už pred skenovaním bločku môžete v mobilnej aplikácii nastaviť parametre, ktoré chcete bločku priradiť.
Tieto údaje sa automaticky uložia k bločku, vo webovej aplikácii ich môžete v prípade potreby jednoducho zmeniť a upraviť. - Môžete začať spracovávať bločky.
- Pripravte si papierový bloček a skenerom naskenujte jeho QR kód (A).
- Po úspešnom naskenovaní QR kódu sú už dáta bločku uložené. Pridajte fotografiu bločku (B), (C), (D).
- Údaje z bločku spolu s fotografiou sú automaticky uložené vo webovej aplikácii.
- Môžete pokračovať na ukladanie ďalších bločkov. Kapacita a rýchlosť aplikácie vám umožní spracovať stovky bločkov v krátkom čase.
- Môžete pokračovať na ukladanie ďalších bločkov. Kapacita a rýchlosť aplikácie vám umožní spracovať stovky bločkov v krátkom čase.
7. Spracovanie faktúr
- Faktúry budete spracovávať vo vašom webovom účte Doklado v časti Faktúry.
- Doklado umožňuje pridávanie faktúr viacerými spôsobmi –
a. Výber zo súboru – ak máte uložené faktúry v súbore, môžete ich hromadne vložiť pomocou tlačidla Vložte súbor.
b. Drag & drop – faktúru presuniete myšou napr. z mailu do aktívneho poľa
c. eMail – váš Zásobník na pridávanie faktúr má automaticky vytvorenú emailovú adresu. Zaslaním faktúry na túto adresu bude faktúra pridaná do Zásobníka faktúr. Môžete systémovo presmerovať svoju štandardnú adresu na príjem faktúr k vám do firmy na túto svoju adresu v Doklado.
d. Mobilná aplikácia – pripravujeme
e. Skener – ak ešte stále dostávate časť faktúr poštou a skenujete ich, nastavte adresu pre zasielanie skenovaných kópii faktúr do Zásobníka faktúr v Doklado.2.a. Výber zo súboru
2.b. Drag&Drop
2.c. eMailom
2.d. Mobilná aplikácia – pripravujeme
2.e. Skener – nastavte vo svojom skeneri emailovú adresu vášho Zásobníka faktúr, podľa 2.c
8. Zásobník faktúr
- Faktúry sú v ich elektronickej podobe spôsobmi uvedenými v bode 2. automaticky pridané do Zásobníka faktúr.
- Doklado umožňuje pre každú faktúru neobmedzený počet príloh
- V Zásobníku faktúr, hneď po uložení každej faktúry, sa spustí automatický proces vyťaženia faktúry.
- Systém notifikuje o stave automatického spracovania – vyťaženia faktúry.
- Keď sa zmení stav na Vyťažené, kliknite riadok faktúry. Dostanete sa do jej detailu, vrátane pôvodného dokumentu faktúry.
- V pravej časti vidíte vyplnené polia, ktoré boli automaticky vyťažené.
- Prázdne polia, ktoré vyťažené neboli jednoducho dopíšete.
- Po kompletizácii údajov v pravej časti stlačte Vytvoriť. Faktúru tým posielate do Zoznamu faktúr, kde je archivovaná a pripravená na export do Doklado.
- V Zozname faktúr sú uložené všetky faktúry, bez obmedzení vrátane príloh.
- Doklado plní funkciu neobmedzeného archívu dokladov.
- Exporty do účtovných programov.
