Bude to už viac ako rok a pol, čo do platnosti vstúpila novela zákona o účtovníctve a digitalizácii účtovníctva.
Digitalizácia účtovníctva nie je povinná, je dobrovoľná. Dovolím si tvrdiť, že aj pri jej dobrovoľnosti je však veľmi žiadúca. Áno, viem, že pre „staršie generácie“ je to strašiak a aj ich chápem. Na častú zmenu legislatívy si už zvykol každý účtovník (aj mladý aj starý). Problém však nastáva v prípade, keď sa začínajú meniť aj účtovné programy, resp. spôsob organizácie práce (z manuálnej na automatickú). „Starého psa novým kúskom nenaučíš“ a to z časti platí aj pri staršej generácii účtovníkov.
Už nie je potrebné tlačiť košieľky. Ručné nahadzovanie dokladov sa mení na ich import. Doklady si neviete ohmatať v ruke, ale pracujete len s elektronickým .pdf dokumentom otvorenom na dvoch monitoroch. Regály zívajú prázdnotou, šanóny totižto neexistujú. Je len cloud, databáza a elektronická záloha. A takto by som mohol pokračovať ďalej.
Výmena údajov musí byť rýchlejšia a flexibilnejšia. Nehovorím len o osobnom stretnutí, kde Vám klient prinesie dokumenty (tie by už mali byť priebežne ukladané do cloudu). Hovorím aj o výmene údajov medzi jednotlivými softvérmi, aplikáciami.
Pamätám si ako som sa pred šiestimi rokmi tešil, že importujeme bankový výpis do účtovného softvéru. Teraz by to mala byť bežná prax. Žiaľ, nie je. A práve takéto manuálne riešenia účtovných operácií sú drahé, nepraktické a pália účtovníkovi jeho drahocenný čas.
Pre nás v Highgate Accounting je prioritou robiť veci efektívne a kvalitne. Preto sme spojili naše sily a vedomosti s aplikáciou Doklado, ktorá nás odbremenila od rutinných činností.
S novou funkcionalitou Doklado Mostík sa prepájajú dva programy – účtovný softvér Pohoda a samotná aplikácia Doklado.
Tu je v skratke porovnanie čo sa riešením cez Doklado Mostík mení:
Fyzické odovzdávanie dokladov účtovníkovi, potreba fyzického stretnutia =Jednoduché nahratie dokladov do online úložiska, nie je potreba fyzického stretnutia
Prepisovanie dát z vytlačenej faktúry = Kontrola vyťažených dát v Doklado
Zakladanie vytlačených faktúr do šanóna so zápisom ich poradového čísla = Import vyťažených dát cez Mostík priamo do účtovného softvéru s automaticky priradením číselného radu
Doklady vytlačené v šanóne = Digitálny archív v cloude (online priestor) a zároveň v účtovnom programe uložený .pdf dokument priamo pri účtovnom prípade
Tlačený bankový výpis a jeho ručné prepisovanie = Jednoduché prepojenie banky cez Doklado a export .xml výpisov na dennej báze + ich import do účtovného softvéru
Hotovostné doklady odovzdávané fyzicky účtovníkovi = Ihneď po obdržaní účtenky (platba kartou/hotovosť) sken QR kódu a fotka do aplikácie Doklado
Elektronické účtovníctvo a digitálny kolobeh údajov je v dnešnej dobe už nutnosť. Flow, ktorý šetrí Vaše peniaze a účtovníkov čas by mal vyzerať takto:
1️. Elektronické doklady nahrám do aplikácie (ja alebo klient)
2️ . Aplikácia doklady vyťaží cez OCR
3️ . Skontrolujem a potvrdím vyťažené dáta (ja alebo klient)
4️ . Vyťažené dáta označím a jedným klikom pošlem do účtovného softvéru (pomocou Mostíka)
5️ . Dáta sú za pár sekúnd zapísané v účtovnom softvéri aj s pridanými PDFkami/linkami
Peter Šopinec, COO v Highgate Accounting s.r.o.
